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Digitale Archivierung und Dokumentenmanagement

Verkürzen und beschleunigen Sie Ihre dokumentengebundenen Prozesse. items ist Ihr Dienstleister für Digitale Archivierung, Dokumentenmanagement ( DMS ) und Workflowunterstützung als Werkzeuge für ein effizientes Informationsmanagement.

Informationen bilden immer stärker einen Wettbewerbsfaktor. Papiergebundene und digitale Informationen müssen schnell verfügbar sein. Eine Optimierung in der Verwaltung aller geschäftsrelevanten Dokumente (Ablage, Recherche, Verkürzung von Transport- und Liegezeiten) durch Techniken des Dokumentenmanagements bietet items Ihnen vielfältige Einsparpotentiale. So lassen sich z.B. ganze Arbeitsschritte durch eine Integration in vorhandene ERP-Syteme deutlich verkürzen oder können entfallen. Die digitale Archivierung ermöglicht Ihnen in Verbindung mit Dokumentenmanagement, Ihre Dokumente und Informationen in digitalisierter Form zentral zu verwalten sowie Recherche- und Bearbeitungsprozesse zu beschleunigen. Aus der so erreichten höheren Produktivität und Auskunftsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter resultiert ein Zeitgewinn und eine Steigerung der Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Wir sind für Sie da!

Michael Rother
Teamleiter ÖPNV und Informationsmanagement
Fon +49 251 20 83-21 00
E-Mail

Leistungsdetails

Digitale Archivierung:
 Prozesskosten senken

Digitale Archivierung

  • optimiert die Geschäftsprozesse und steigert die Produktivität
  • verschafft einfachen und schnellen Zugriff auf alle verfügbaren Informationen zu Kunden, Geschäftsvorfällen, Produkten und Projekten- integriert kommerzielle und technische Geschäftsprozesse und organisiert die weltweite Verteilung
  • ist die Basis für rationelles, standortübergreifendes Workflowmanagement
  • bietet vielfältige zertifizierte Schnittstellen zuführenden Anwendungssystemen wie SAP R/3, MS-OFFICE, LOTUS NOTES, AutoCAD, etc.
  • ermöglicht die Hochgeschwindigkeitsvisualisierung aller recherchierten Informationen verschiedenster Formate
  • lässt sich aufgrund der offenen Systemstrukturflexibel an Ihre unternehmensspezifische Aufbau- und Ablauforganisation anpassen (breites Anwendungsspektrum)

items bietet u.a. folgende Archivierungsszenarien:

  • Kundenakte
    Archivierung sämtlicher kundenrelevanter Dokumente (Rechnungen, Schriftverkehr, etc.), ggf. mit Anbindung an SAP R/3 (automatische Archivierung).
  • Rechnungsprüfung
    Abbildung des Rechnungsprüfungsprozesses in einem Workflow. Rechnungen werden digital an die Prüfinstanzen geleitet, mit dem Effekt einer erheblichen Prozessbeschleunigung.
  • SAP-Archivierung
    GDPdU-konforme Archivierung von nicht mehr im direkten Online-Zugriff benötigten Objekten zur Performanceverbesserung des SAP-Systems. Technische Dokumentation Archivierung auch großformatiger technischer Dokumentationen (z.B. Bauakte, Hausanschlussakte, Anlagendokumentation, etc.). Ggf. mit Anbindung von SAP R/3 oder AutoCAD.
  • E-Mail-Archivierung
    Schluss mit den Postfachbeschränkungen in Ihrem Groupware-System. Archivierte Emails und Anhänge im Archiv reduzieren den Speicherverbrauch, bleiben aber aus der Oberfläche der Groupware heraus recherchierbar. Archiv zum Mitnehmen Vordefinierte Archivinhalte können aus dem Archivsystem exportiert und per Laptop oder CD außerhalb des Firmennetzwerks genutzt werden. Eine Synchronisation erfolgt, wenn das Hauptarchiv wieder vorhanden ist.

items bietet Lösungen

Wir helfen Ihnen, Ihren individuellen Start in die digitale Archivierung zu finden.

  • persönliche Beratung
  • Archiv QuickCheck
  • IT-Betrieb

Mit dem QuickCheck bietet Ihnen die items einen methodischen Einstieg in die digitale Archivierung. Innerhalb kurzer Zeit werden gemeinsam mit Ihnen die Anforderungen an das Dokumentenmanagement und der sich ergebende Nutzen für Ihr Unternehmen analysiert. Sich daraus ableitende Lösungsszenarien fließen in einen Stufenplan, der betriebswirtschaftlich aussagekräftig ist, eine fundierte Entscheidungsgrundlage auf dem Weg zur digitalen Archivierung bildet.

Digitale Archivierung: 
Abläufe optimieren

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