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Ein Jahr Sharepoint Intranet - Unsere Mitarbeiter Informationszentrale

 

Anfang des Jahres 2018 fand bei der items ein Relaunch des bis dahin Typo3-basierten Intranets statt. Auf Basis von Sharepoint ist seitdem ein Portal im Einsatz, das dem aktuellen Stand der Technik entspricht, und für die Mitarbeiter der items etliche Vorteile und Erleichterungen bei der Bewältigung der täglichen Informationsflut mit sich bringt. Neben Übersichtlichkeit, intuitiver Bedienung und komfortablen Suchmöglichkeiten werden vorhandene Informationsquellen zentral zugänglich gemacht, und das unternehmensweite Dokumentenmanagement erleichtert. In diesem Beitrag sollen einige Bereiche und Funktionalitäten und deren Auswirkungen auf die tägliche Arbeit näher beschrieben werden.

 

 

Die Startseite im Überblick

 

Sowohl die Einstiegsseite, als auch die Unterseiten wurden einem Customizing unterzogen. Um ein visuell ansprechendes und CD-konformes Erscheinungsbild zu erhalten, wurden einige Out-of-the-Box-Elemente per HTML und CSS angepasst. Zusätzliche Features (z. B. Tabs) wurden per JAVASCRIPT realisiert.
Auf der Startseite werden den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die aktuellsten Unternehmensinformationen in übersichtlicher Form präsentiert. Über das klar strukturierte Mega-Menü kann von allen Seiten in alle Bereiche des Intranets navigiert werden, ohne dass man den Überblick verliert. Auch individuelle Inhalte sind zugänglich – Über „Mein Bereich“ hat jeder Mitarbeiter direkten Zugriff auf seine Teamräume und Projektseiten.

Neuigkeiten aus dem Unternehmen, die jüngsten BLOG-Beiträge sowie eine Auflistung der zuletzt geänderten bzw. neu hinzugefügten Dokumente, übersichtlich strukturiert durch einzelne Reiter, vermitteln in Kürze den neuesten Stand der Dinge. Die großen Kacheln bieten zudem einen permanenten Direktzugriff auf wichtige und häufig genutzte Inhalte, Workflow-gestützte Prozesse und die Seiten der einzelnen items-Standorte.

 

Im unteren Bereich der Startseite gibt es einen Bereich (Top Links) mit Verweisen auf häufig benötigte Intranetseiten/Formulare sowie wichtige externe Links. 
Hinweise auf zukünftige Events sowie ein Blick auf die items-Beiträge bei Twitter runden das Erscheinungsbild der Startseite ab.

 

 

Suche, Bearbeitung und Verwaltung von Inhalten

 

Bei der Suche nach einer geeigneten Plattform für das items-Intranet fiel die Wahl auf SharePoint, nicht zuletzt wegen der engen Verzahnung mit der Microsoft Office Suite.
Alle Excel-, Word- und PowerPoint-Dateien können in zentralen SharePoint-Bibliotheken gespeichert werden und benötigen zur Bearbeitung keine externen Programme. Die Anzeige und das Einpflegen von Änderungen können direkt im Browser erfolgen und die Dokumente können von mehreren Mitarbeitern parallel bearbeitet werden.  Ein weiteres Highlight ist die Möglichkeit, neue Dokumente einfach per Drag and Drop in die Bibliotheken einfügen zu können.
Eine große Hilfe bei der täglichen Arbeit ist die mächtige Suchfunktionalität. Auf jeder Intranetseite kann nach Text oder Dateien gesucht werden. Die Eingabe individueller Suchkriterien verfeinert das Ergebnis, das zu jedem Fundort auch gleich eine Vorschau und einen Link bereitstellt. Gefunden werden dabei nicht nur Seiteninhalte und Dateinamen, sondern auch Dateiinhalte von Office- und PDF-Dateien.
Die Präsentation von Informationen über Listen bzw. Bibliotheken hilft den Benutzern, Informationen nach Themen zu filtern, um so einen Überblick zusammengehöriger Inhalte zu bekommen. So können sich zum Beispiel unsere Key-Account-Manager mit wenigen Klicks alle kundenrelevanten Informationen und Dokumente anzeigen lassen.

 

 

Der soziale Faktor

 

Bei der Planung unseres Intranets wurde bewusst auf die Integration von Social-Network- Funktionalitäten geachtet. Der items-BLOG ist so in die Startseite integriert, dass neue Beiträge gelesen und kommentiert werden können, ohne direkt zum BLOG zu verzweigen, und auch die Beiträge unseres Twitter-Accounts können gelesen, geteilt und ‚geliked‘ werden. Zur Mitarbeiterintegration gehört auch, dass es eine große Gruppe von geschulten Redakteuren gibt, die täglich aktuelle Meldungen und anstehende Termine publizieren und so dafür sorgen, dass die Kollegen standortübergreifend auf einem einheitlichen Informationsstand sind.

 

 

Anpassungen und Verbesserungen

 

Unser Intranet lebt. Es hilft bei der alltäglichen Arbeit und wird akzeptiert. Aber immer wieder kommt es an den verschiedensten Stellen zu Änderungswünschen. Sei es eine Listenerweiterung, eine Designidee oder der Wunsch nach einer komplett neuen Funktionalität. Die flexible SharePoint-Architektur ermöglicht es dem Entwicklungsteam, schnell auf Anwender-Feedback zu reagieren und das Intranet, wenn nötig, an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen.
Momentan in Bearbeitung und in Kürze verfügbar sind unter anderem ein interner Marktplatz sowie eine Frage-Antwort-Plattform.

 

 

Fazit

 

Seit nunmehr einem Jahr ist das SharePoint-Intranet für alle items-Mitarbeiter die zentrale Informationsquelle für Neuigkeiten, Termine und alle unternehmensrelevanten Inhalte. Durch die Aufbereitung der Informationen auf einer klar strukturierten Oberfläche und die Möglichkeit, unternehmensrelevante Dokumente schnell zu finden, unterstützt es die tägliche Arbeit in vielerlei Hinsicht. Eine fortlaufende Anpassung an sich verändernde Bedürfnisse hält das Intranet aktuell und sorgt damit für eine hohe Akzeptanz bei den Benutzern.